8 conseils pour optimiser vos réponses à un RFI ou un RFP

La compétition dans le secteur des logiciels SaaS B2B est féroce, et de nombreuses entreprises cherchent à remporter chaque appels d'offres publiés par les clients.

Pour un consultant Avant-Vente, répondre aux grilles RFI (Request for Information) et RFP (Request for Proposal) est une étape cruciale pour séduire les clients potentiels. Ces grilles comportent souvent des centaines de questions, et y répondre nécessite une approche rigoureuse et un professionnalisme inébranlable pour donner la meilleure impression possible au client.

Soyons honnêtes, l’exercice prend beaucoup de temps et n’est pas celui que les Presales préfèrent en général. Mais avec un peu d’entraînement, il est possible de gagner en efficacité et de consacrer moins de temps à cet exercice fastidieux. Il est également possible d’optimiser l’impact que vos réponses auront sur la suite de la consultation menée par votre client. 

8 conseils pour répondre à vos RFI et RFP

Dans cet article, je vous propose de découvrir 8 bonnes pratiques essentielles pour répondre efficacement à des RFI ou à des RFP. Ces quelques conseils sont le fruit de plus de 10 années d’expérience à remplir ce type de documents. Cela représente plusieurs centaines d’appels d’offres et la réponse à quelques dizaines de milliers de questions.

Même si la fonctionnalité demandée est une fonction standard ou de base et que sa disponibilité est évidente dans votre solution, ne vous contentez pas de répondre “OUI” ou “Disponible”. Ce sont des réponses qui n'apportent aucune valeur ajoutée. Répondre de cette manière enverrait un signal négatif au client quant à votre professionnalisme et à l’engagement que vous avez mis à répondre à sa consultation. Expliquez plutôt comment marche la fonctionnalité, les avantages qu’elle apporte et les spécificités qui la différencie  des fonctionnalités similaires chez les concurrents. Restez tout de même synthétique pour ne pas noyer le client sous les informations (et ne pas passer 3 jours à remplir la grille).

N’oublie pas que la première impression est importante : quand l’acheteur ouvrira votre réponse, il verra immédiatement que vous y avez passé du temps et que vous avez pris soin de vous intéresser à chaque question. Cela lui laissera une meilleure impression immédiate que s’il ouvre un fichier Excel avec quelques réponses laconiques sur lequel vous n’avez passé que 30 minutes.

Même si une fonctionnalité n'est pas disponible à 100% telle que demandée par le client, répondez “OUI” quant à sa disponibilité si vous disposez d’une fonctionnalité alternative qui apporte la même valeur ou une valeur supérieure au client. Il ne s’agit pas de détourner la vérité, mais d’avoir une approche orientée sur la valeur ajoutée plutôt que de simplement cocher les cases sur une liste de fonctionnalités.

Pour ne pas prêter à confusion, décrivez précisément la solution alternative proposée, les différences par rapport à la fonctionnalité demandée et expliquez pourquoi cette solution serait utilisable, voire meilleure en termes de bénéfices ou d'expérience utilisateur pour le client.

Si une fonctionnalité n'est pas disponible et que vous ne proposez pas de solution alternative acceptable en l’état, il y a souvent une option comme " Personnalisation nécessaire " qui peut être choisie dans la grille RFI / RFP. Préférez systématiquement cette réponse plutôt que de répondre que la fonctionnalité n’est pas disponible. C’est ce qui est beau avec le SaaS, rien n’est vraiment infaisable si on y met un peu de moyen.

Dans ce cas, présentez en quelques mots la solution que vous proposeriez et précisez que votre réponse n'est pas engageante à ce stade. Pour cela, utilisez une formulation telle que :

" La faisabilité et les conditions de mise en œuvre de cette fonctionnalité seront déterminées en fonction des spécifications détaillées que le client fournira ".

Ne répondez “NON” à une question d’un RFI ou d’un RFP que s'il y a une IMPOSSIBILITÉ TOTALE de répondre de manière positive au besoin exprimé par le client : non-faisabilité technique validée par l'équipe Produit, incompatibilité totale avec le modèle de données de votre solution, sa technologie, sa sécurité, son éthique, etc.

Pourquoi ? L’un des premiers critères pour évaluer les réponses d’un fournisseur à un RFI ou un RFP est le taux de couverture fonctionnelle et/ou technique de la solution. Celui-ci est souvent déterminé de manière basique : on calcule le ratio entre le nombre de questions posées et le nombre de “OUI” apportés quant à la disponibilité des fonctionnalités demandées. Chaque fois que vous répondez “NON”, vous diminuez donc vos chances de passer à l’étape suivante de la consultation. Dites-vous bien que vos compétiteurs auront moins de scrupules que vous à répondre positivement à toutes les questions qui leur sont posées !

Faire une réponse "équilibrée" : éviter de n'écrire aucun commentaire ou seulement quelques mots pour certaines questions et d’écrire 10 lignes de commentaires pour d'autres questions. Cela ne ferait que mettre en évidence les points sur lesquels vous n’êtes pas à l'aise.

Une réponse équilibrée permettra également de dissimuler un peu les points sur lesquels vous ne répondez pas exactement aux exigences du client en les masquant par une certaine quantité d'informations plus positives. Je n’irais pas jusqu’à vous conseiller de “noyer le poisson” mais…à la guerre comme à la guerre !

Tous les RFI / RFP n'exigent pas le même effort pour y répondre. Adaptez votre temps et vos efforts à la réponse en fonction du potentiel estimé de l'opportunité et de la conclusion de la réunion Go-No Go.

D’autre part, n'oubliez pas qu'une demande d'information (RFI) et une demande de proposition (RFP) n'ont pas le même objectif (éduquer vs comparer) : consacrer donc plus de temps à répondre à un RFP qu’à un RFI. N’oubliez pas non plus de garder quelques atouts dans votre manche pour la réponse au RFP. Les questions sont souvent redondantes entre la phase RFI et la phase RFP, ne donnez donc pas trop d’informations au moment du RFI dont le but n’est que de valider un certain nombre d’aspects techniques ou fonctionnels. Vous vous retrouveriez “à sec” au moment de répondre au RFP…

Enfin, adaptez également votre réponse en fonction des éléments que vous recevez. Avec l’habitude, un Presales est capable de voir si un RFI ou un RFP est une grille standard récupérée d’un ancien appel d’offres et adaptée en quelques minutes ou si c’est le fruit d’un travail approfondi de la part des équipes du client. Je suis convaincu qu’une relation commerciale saine doit être équilibrée. Ma préconisation est donc d’adapter le temps et l’énergie que vous mettez à répondre à une consultation à la quantité de temps et  d’énergie que le client a mis pour la préparer.

Il m’est arrivé de voir des organisations dans laquelle la réponse à une simple grille RFP impliquait 12 personnes ! La perte de temps et d’énergie était colossale et le processus de réponse totalement inefficace. À mon avis, remplir un RFI ou un RFP est la responsabilité du Presales affecté à l’opportunité. Un consultant avant-vente doit être capable de répondre à 80% des questions par lui-même (y compris les questions classiques sur l'entreprise, les services de déploiement, le support, les aspects techniques / de sécurité, etc.). Il peut faire appel à ses collègues des autres départements après avoir rempli le maximum de questions par lui-même. Charge à lui de consolider les réponses dans un document finalisé prêt à être partagé avec le client. En procédant de cette manière, avec l’Avant-Vente comme seul chef d’orchestre, le processus est beaucoup plus efficace et les délais de réponse raccourcis.

Pour finir, sachez qu’il existe des outils comme RFP360 qui permettent de créer une base de connaissance sur les logiciels que l’entreprise vend pour répondre plus rapidement aux appels d’offres. Si le nombre de consultations auxquelles vous répondez chaque année est élevé et si votre budget vous le permet, ce type d’outils peut vous faire gagner un temps précieux. Il peut même vous aider à créer un “Bid Center” où une ou plusieurs personnes seront chargées de remplir les grilles RFI-RFP à la place des Avant-Vente. Autant vous dire que les équipes Presales apprécient ce genre de support qui leur permet de se consacrer à des tâches plus stimulantes !

Bonus : pensez à l'intelligence artificielle

Enfin, les outils d’IA générative peuvent vous aider à être plus efficace pour vos RFI-RFP. Un exemple : en créant un GPT personnalisé sur ChatGPT que vous alimentez avec votre documentation commerciale et vos réponses à plusieurs RFI et RFP, vous pouvez créer en quelques minutes un assistant précieux qui pourra rédiger certaines réponses à votre place. Pour cela, copiez-collez la question qui vous pose problème dans votre GPT et inspirez-vous de la réponse proposée par l’IA.

En conclusion, répondre à des grilles RFI-RFP en tant que consultant Avant-Vente chez un éditeur SaaS B2B peut être un exercice complexe et chronophage. Mais en suivant ces 8 conseils, vous pourrez maximiser vos chances de succès tout en montrant votre professionnalisme et votre compréhension des besoins du client.

Certes, cela ne vous empêchera pas de passer des heures à remplir des fichiers Excel et à vous arracher les cheveux, mais ces recommandations vous aideront certainement à gagner un peu de temps, à vous différencier de vos concurrents et à sortir du lot dans les consultations de vos clients.