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Les Presales, en tant qu'experts produits chez les éditeurs SaaS, jouent un rôle essentiel dans la compréhension et la maîtrise des produits. Ils collaborent étroitement avec les départements tels que le Marketing, le Marketing Produit et le Produit pour intégrer les données nécessaires à leur expertise. Cependant, en dépit de leur expertise, leur rôle peut s'avérer complexe et exigeant, surtout lorsqu'il s'agit de répondre de manière répétitive à des centaines de RFI-RFP.
La création d'une base de connaissance sur le produit peut s'avérer un atout majeur pour améliorer leur efficacité au quotidien.
Explorons différentes méthodes pour construire une base de connaissance efficace, en examinant à chaque fois leurs avantages et inconvénients, tout en estimant leur pérennité.
1️⃣ Dossier partagé sur Sharepoint ou Google Drive
Cette méthode, bien qu'élémentaire, consiste à créer un dossier partagé où chaque réponse à un RFI/RFP est archivée par les différents membres de l'équipe Presales. Il est possible d'y inclure divers types de documents tels que des brochures produit, des présentations PowerPoint, des démonstrations standard et des FAQ.
✅ Avantages : Cette approche est simple à mettre en œuvre et permet de centraliser l'ensemble des informations en un seul endroit.
❌ Inconvénients : Cependant, elle peut devenir rapidement désordonnée et exige une discipline constante pour maintenir la collaboration au sein de l'équipe. Le risque de négliger le chargement des RFI-RFP remplis dans le dossier est également présent.
Estimation de la pérennité : 10%
2️⃣ Utilisation d'une solution de "RFP management"
Des solutions telles que RFP360 offrent une consolidation des réponses aux RFI-RFP dans une base de connaissance dédiée. Cette approche permet un gain de temps considérable lorsqu'il s'agit de répondre à de nouvelles grilles de questions.
✅ Avantages : Elle offre un gain de temps considérable en réutilisant les réponses précédemment chargées dans la base de connaissance.
❌ Inconvénients : Cependant, ces solutions peuvent être coûteuses et nécessitent une gestion proactive. Il est essentiel que toute l'équipe collabore en chargeant les RFI-RFP dans l'outil ou en les transmettant à la personne en charge de l'administration.
Estimation de la pérennité : 40%
3️⃣ Utilisation des outils d'intelligence artificielle générative
Les récentes avancées en matière d'intelligence artificielle générative ont ouvert de nouvelles possibilités pour la création de bases de connaissance sur les produits. L'une de ces approches consiste à créer un GPT personnalisé, alimenté par la documentation du produit.
✅ Avantages : Cette méthode est rapide et relativement simple à mettre en place. Elle s'avère particulièrement efficace pour répondre aux questions simples.
❌ Inconvénients : Cependant, la fiabilité des réponses peut varier, car les moteurs d'IA générative peuvent parfois "imaginer" une réponse en l'absence de données concrètes. Il est essentiel de prendre les résultats avec précaution.
Estimation de la pérennité : 60% (avec une tendance à s'améliorer avec l'évolution de l'IA générative)
4️⃣ Pour aller plus loin : le No-Code et...votre créativité !
En complément des solutions basées sur l'IA générative, il est possible de coupler un GPT à des outils No-Code pour automatiser davantage de tâches. Par exemple, en utilisant des outils tels qu'Airtable, Stackr, Make ou Zapier, il est possible de charger une grille RFI/RFP sous Excel dans un système de gestion des RFP créé avec des outils No-Code. L'outil peut alors remplir automatiquement le RFI/RFP avec des réponses générées par l'IA, réduisant ainsi encore plus la charge de travail manuelle.
✅ Avantages : Cette approche offre un niveau d'automatisation plus élevé, ce qui peut significativement accroître l'efficacité du processus de réponse aux RFI-RFP.
❌ Inconvénients : Elle nécessite un investissement initial important en configuration et en intégration des outils. De plus, la vérification et l'ajustement manuels des réponses restent nécessaires pour garantir leur pertinence.
Estimation de la pérennité : 70% (avec un potentiel d'amélioration constant grâce à l'évolution des outils No-Code et de l'IA générative)
En conclusion, la création d'une base de connaissance pour le produit peut grandement améliorer l'efficacité des Presales. Chaque méthode présentée a ses avantages et inconvénients, il est donc crucial de choisir celle qui convient le mieux à votre organisation. Avec les progrès constants de l'IA générative et des outils No-Code, ces solutions devraient continuer à évoluer, offrant ainsi de nouvelles opportunités pour simplifier la vie des Presales.
