La boîte à outils du consultant Avant-Vente

Lorsque j'ai commencé ma carrière en tant qu'Avant-Vente il y a près de 20 ans, les outils de travail les plus couramment utilisés en entreprise étaient ceux de la suite Office de Microsoft. Excel et PowerPoint étaient alors les incontournables pour les présentations. Mais les temps ont changé et, désormais, de nombreux outils existent sur le marché pour aider les Presales à faire des présentations d’une qualité maximale, tant sur le fond que sur la forme.

Powerpoint : toujours nécessaire, mais plus suffisant

À l’époque, ceux qui maîtrisaient parfaitement PowerPoint se démarquaient nettement. De mon côté, je connaissais déjà des outils comme Photoshop et Adobe Premiere (pour le montage vidéo) dont je me servais dans le cadre de mes loisirs. L'utilisation de ces logiciels dans le cadre professionnel m'a permis de me distinguer au sein de mon entreprise et de mieux capter l'attention de mes clients grâce à des présentations visuellement plus abouties et plus créatives que celles de mes concurrents. L'utilisation de la vidéo était particulièrement appréciée, car elle permettait aux clients de conserver une trace de mes démonstrations, de les partager avec leurs collègues ou de prendre plus facilement en main l'outil lors des phases d'essai ou de POC (Proof Of Concept) qui pouvaient durer plusieurs semaines.

C’est à ce moment que j’ai acquis une conviction qui continue à guider mon approche du métier d'Avant-Vente : la qualité des présentations influence fortement les clients dans leur processus de décision. Ceux qui maîtrisent les techniques de persuasion commerciale et de communication, notamment la communication visuelle, ont un avantage certain sur leurs concurrents. Or, toutes les entreprises n'ont pas la capacité d'offrir à leurs équipes Presales le support d’équipes dédiées, telles que le marketing, le design UX/UI, etc. pour mettre sur pied des présentations et des démos qui feront la différence auprès des clients. 

Les Avant-Ventes doivent donc être autonomes au maximum pour être 100% efficaces dans leur mission : convaincre le client de la valeur de leur solution. Il faut qu’ils puissent maîtriser eux-mêmes un grand nombre de compétences qui peuvent faire défaut dans leur entreprise ou dont la disponibilité n’est pas assurée.

Certains outils peuvent les aider à y parvenir. Aujourd'hui, bien loin des seuls Photoshop et Adobe Premiere, une multitude d'outils sont disponibles en ligne, moyennant un abonnement mensuel de quelques dizaines d’euros, pour aider les Avant-Ventes à créer des présentations et des démonstrations engageantes, sans avoir à mobiliser l'ensemble de l'entreprise. Ces outils, vecteurs de rapidité, d’efficacité et de créativité permettront à votre entreprise et à ses Presales de se démarquer auprès de vos clients.

Voici quelques suggestions d’outils que j’utilise personnellement très régulièrement, ou que mes équipes et collègues Presales utilisent :

PowerPoint / Word / Excel ou équivalents (Google Suite, Open Office...)

Ces outils bureautiques restent tout de même le socle des échanges commerciaux dans le monde professionnel, je ne pouvais pas ne pas en parler. Votre maîtrise de ces logiciels et votre créativité en font encore aujourd’hui des outils redoutables d’efficacité pour vos échanges avec les clients. J’ai notamment vu des collègues faire des choses incroyables en phase d’Avant-Vente grâce à Powerpoint : l’un deux utilisait Powerpoint pour faire les démos du logiciel et montrer ses fonctionnalités à venir en reproduisant fidèlement les écrans de la solution sur des slides. Il utilisait des zones cliquables et des liens entre slides pour simuler la navigation dans l’application ! Il y a des outils pour faire cela de manière plus professionnelle aujourd’hui, mais je peux vous assurer que le résultat était bluffant ! Maîtriser parfaitement les outils bureautiques reste donc encore un incontournable pour communiquer avec vos clients.

Figma

Un outil de design collaboratif idéal pour réaliser vos prototypes d’écran de manière professionnelle, sans avoir à bricoler ça sur Powerpoint ! Figma peut être utilisé pour montrer des cinématiques d’écran à vos clients ou par faire une preview des fonctionnalités prévues à la roadmap quand le stade de développement ne permet pas encore de montrer une démo live. C’est encore mieux si vous avez la possibilité de passer par des experts Ux / Ui de votre entreprise pour maquetter ces écrans, mais être autonome sur une solution comme Figma vous sauvera la mise plus d’une fois en démo.

Wordreplacer II

Un plugin Google Chrome très utile pour adapter rapidement le vocabulaire de votre logiciel aux besoins de votre client et l’aider à se projeter dans vos démos. Toutes les solutions n’ont pas un système de dictionnaire interne qui permet de traduire rapidement ou d’adapter les libellés des champs sur les différents écrans. Wordreplacer II vous permet de remplacer par d’autres mots ceux qui apparaissent à l’écran. Tout se passe côté navigateur web, rien n’est modifié dans le code de votre logiciel. Par exemple : votre client appelle ses différentes entités des « Business Units » ? Demandez à Word Replacer de remplacer le mot « Entité » par « Business Unit » chaque fois qu’il apparaît à l’écran. C’est facile, gratuit et un peu magique…

Loom

Loom est un outil de capture d’écran vidéo de votre écran. Son avantage par rapport aux autres solutions de ce type ? Loom permet d’enregistrer à la fois votre écran et le visage du présentateur via la webcam. Cela vous permettra d’”humaniser” votre démo enregistrée et de favoriser l’engagement du client. Loom permet également de suivre qui a visionné la vidéo et d’interagir avec le client via des commentaires. La  possibilité de lecture en vitesse accélérée est aussi intéressante pour le client, dont le temps est précieux et qui pourrait se sentir découragé par une vidéo trop longue.

Un outil de montage vidéo

Pour monter des vidéos de démonstration de qualité professionnelle et les partager avec votre client qui pourra les diffuser en interne pendant le cycle de vente. Se servir de la vidéo peut également s’avérer très utile pour l’onboarding et la formation des utilisateurs si vous devez passer par une phase de test, de POC ou de pilote pendant lesquelles votre client va naviguer sur votre solution de manière autonome. Les options ne manquent pas pour ce type de logiciel, de l’outil le plus simple à la solution de montage professionnelle : à vous de choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins, vos compétences, votre budget, votre matériel…

Walkme

Une “Digital Adoption Platform” pour aider les utilisateurs à utiliser facilement votre solution, grâce à des scénarios d’utilisation interactifs guidés clic par clic. Walkme est un atout de taille quand les utilisateurs de vos clients testent votre solution, en période de Proof Of Concept par exemple, et que le Presales en charge du compte n’est pas là pour les guider dans l’utilisation. J’ai déjà utilisé cette approche par le passé, et une plateforme comme Walkme peut vraiment faciliter la prise en main et l’adoption. C’est un moyen efficace pour aller plus loin que les vidéos de démo et autres tutoriels personnalisés que vous pourriez laisser au client.

Trello

Un outil de travail collaboratif comme Trello vous permettra de suivre votre activité et de travailler en mode collaboratif, par exemple sur la réponse aux appels d’offres ou la préparation de vos démonstrations. Une messagerie instantanée du type Slack peut aussi s’avérer utile pour renforcer le travail collaboratif et fluidifier les échanges. Je préfère personnellement utiliser un outil comme Trello, car l’utilisation de messageries instantanées a tendance à diluer l’attention des équipes. Il n’est pas rare avec ce type d’outils de voir des conversations partir “dans tous les sens” au détriment de l’efficacité du travail en équipe. Si vous utilisez ce type de messagerie, pensez donc à vous préserver des créneaux de « Deep Work » pendant lesquels la messagerie et les notifications sont coupées pour rester focalisé(e) sur votre travail.

ILove PDF

Vous avez remarqué ? Les clients adorent envoyer des PDF. Beaucoup si possible… ILove PDF est une plateforme en ligne pour travailler gratuitement sur vos documents au format PDF et les exploiter au maximum. Transformez en fichier Word le cahier des charges du client envoyé en PDF, compilez différents documents PDF en un seul pour le partager plus facilement, récupérez une ancienne présentation PDF pour en faire un Powerpoint, compressez un PDF trop volumineux pour l’envoyer par mail… Les possibilités de la plateforme ILove PDF sont très nombreuses et vous feront gagner beaucoup de temps au quotidien.

DeepL 

À mon avis, l’une des meilleures plateformes en ligne actuellement pour vous aider  à traduire des documents si vous travaillez dans un contexte international. Très utile par exemple pour traduire automatiquement une propale écrite dans une autre langue ou récupérer une présentation Powerpoint réalisée par un de vos collègues Presales dans un autre pays. Les traductions sont à plus de 90% correctes, sauf si vous utilisez un jargon métier ou technique très spécifique, et vous n’aurez à passer que peu de temps à corriger la version du document fournie par la plateforme.

Canva

Principalement utilisé par celles et ceux qui travaillent dans le Marketing, Canva est un outil de design graphique en ligne gratuit qui connaît un énorme succès. Sa simplicité d’utilisation le rend accessible à tous et les consultants Avant-Vente peuvent y trouver une grande utilité au quotidien. Les nombreuses possibilités offertes par Canva vous permettront en effet de créer rapidement des visuels, diagrammes, et autres schémas explicatifs pour agrémenter vos propositions commerciales et les présentations Powerpoint partagées avec vos clients.

ChatGPT

De nos jours, comment parler d’outils qui aident à la productivité dans le domaine de la Tech, sans évoquer la célèbre IA Générative d’OpenAI ? ChatGPT peut vous faire gagner du temps sur… à peu près tout ! Rédiger des mails, répondre aux questions du client, reformuler certains passages de vos propales, accélérer les réponses aux grilles RFI et RFP, et j’en passe… Avec ChatGPT, vous avez un assistant disponible 24/24 - 7/7 pour vous éviter le syndrome de la page blanche ou vous aider à écrire tout type de contenu efficacement si la rédaction n’est pas votre point fort.

D’autre part, ChatGPT est également très efficace pour synthétiser de long documents PDF, comme des cahiers des charges par exemple, ou pour résumer des échanges longs et complexes avec vos clients. Pour exploiter l’outil à son potentiel maximum, ne vous contentez pas d’utiliser ChatGPT, créez vous un GPT personnalisé. Pour cela, alimentez votre GPT de différents documents afin de créer une base de connaissance sur votre société, ses produits et ses services. Vous aurez à votre disposition un assistant expert de votre solution et de votre société pour vous aider à rédiger tout type de contenu. Vous verrez, les résultats sont impressionnants ! Non seulement cet IA spécialisée sur vos solutions vous accompagnera au quotidien, mais elle pourra aussi être d’une grande aide pour l’onbarding des nouvelles recrues Avant-Vente n’ayant pas encore développé une expertise complète sur votre offre et les produits sur lesquels elles travaillent.

Midjourney

Pour compléter la partie rédactionnelle, vous pouvez utiliser Dall-e, la solution de génération d’image d’OpenAI qui est complètement intégrée à ChatGPT. Je lui préfère personnellement Midjourney dont les rendus sont souvent plus réalistes et conformes à mes demandes. Vous pourrez vous en servir pour créer facilement des visuels à utiliser dans la documentation envoyée à vos clients, sans avoir à passer par le Marketing ou à utiliser une banque d’image. Encore mieux, cela vous évitera (comme je l’ai souvent vu faire) d’utiliser des photos récupérées sur Google avec un gros filigrane barrant toute l’image ! Utiliser Midjourney en complément de Canva, évoqué plus haut dans l’article, vous permettra de produire pour vos clients des documents d'une grande qualité visuelle, ce qui valorisera leur contenu et laissera à vos clients une impression de grand professionnalisme.

Notion

Il y a aussi un outil que certains collègues m’en voudraient de ne pas citer, tant il est devenu incontournable dans de nombreuses startups et entreprises de la Tech : Notion. Il est vrai que Notion, grâce à sa polyvalence, peut avantageusement remplacer plusieurs des outils mentionnés dans cet article. C’est une plateforme ‘tout-en-un”, qui offre la possibilité de créer des bases de connaissances, de gérer les documents, de collaborer en temps réel, et de concevoir des bases de données pour suivre les informations essentielles que vous utilisez au quotidien. Comme j’ai entendu certains collègues le dire, Notion est vraiment “un deuxième cerveau” où l’on peut faire beaucoup de choses et organiser ses connaissances et son travail. Autre avantage : l’adopter vous permettra de ne plus utiliser un certain nombre d’autres logiciels et de faire faire des économies à votre société. 

Des logiciels dédiés aux Presales...

En plus de cette boîte à outil, n’hésitez pas à utiliser des outils développés spécifiquement pour aider les Presales dans leur travail au quotidien. Comme les outils de « RFP Management », tels RFP360 par exemple, qui vous aideront à répondre plus vite aux RFI / RFP, même si je pense que les progrès faits par l’IA Générative ces derniers mois peuvent vous permettre d’avoir le même type de proposition de valeur pour beaucoup moins cher. Citons encore les solutions comme Consensus, Waltnut ou Storylane qui ont fait leur spécialité de créer des démos automatisées et / ou interactives à usage des spécialistes Presales et Sales. Allez y jeter un coup d'œil, ces solutions peuvent répondre à certains de vos besoins !

Les outils No-Code

Enfin, n’oubliez pas que de nombreux outils no-code existent sur le marché, comme Airtable, Zapier, Stackr, pour vous aider à créer tout type d’automatisation et d’application à utiliser en interne ou avec vos clients. Développer vos propres applicatifs grâce aux technologies no-code peut vous aider à travailler plus efficacement et à mieux collaborer avec vos collègues et vos clients. Il n’y a quasiment pas de limite à ce que vous pourrez en faire. N’hésitez donc pas à vous renseigner et à vous former à ces technologies innovantes. Votre imagination et votre créativité feront le reste !

La palette d'outils que je vous propose n'est qu'un échantillon des nombreuses options disponibles pour les consultants Avant-Vente. Il existe une multitude d'autres solutions pouvant s'adapter à vos besoins spécifiques. Ce qu’il faut en retenir, c’est qu’il est essentiel de constituer un ensemble d'outils qui favorise l'autonomie du consultant Presales, tout en maximisant sa créativité. En définitive, le choix de ces outils doit vous permettre de produire des documents qui reflètent avec justesse votre professionnalisme dans ce que vous produisez, tant sur le fond que sur la forme. Ce qui compte, c'est de trouver la combinaison qui permettra de mettre le mieux en lumière la valeur de vos propositions et de vos démonstrations de manière efficace et différenciante.